Pengawasan dan Evaluasi dalam Administrasi

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang masalah

Pengawasan dan Evaluasi diibaratkan sebagai satu keping mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Maksudnya, pengawasan tanpa Evaluasi maka tidak akan terlaksana dengan baik kerena tidak adanya pedoman yang digunakan dalam pengawasan. Begitu juga pengawasan tanpa Evaluasi maka tidak dapat diketahui sampai dimana rencana yang sudah dijalankan.

Membicarakan tentang pengawasan dan evaluasi  tentu tak lepas dari lembaga atau orang yang melakukan pengawasan dan evaluasi. Dalam melakukan pengawasan dan evaluasi , sebuah lembaga atau personal tentunya harus memiliki pengetahuan dan keahlian tertentu yang memadai agar dapat melaksanakan tugas dengan baik sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

B. Tujuan Pembahasan

Adapun tujuan dari pembahasan ini ialah untuk memenuhi tugas yang dipercayakan oleh dosen pembimbing kepada kami, selanjudnya pembahasanya mengenai tentang pengertian Pengawasan dan evaluasi, Maksud dan Tujuan Pengawasan dan evaluasi dan hubungan Pengawasan dan Evaluasi.

C. Metode Penulisan

Makalah ini ditulis dalam tiga bab, Bab pertama berisi pendahuluan, kemudian Bab kedua berisi pembahasan yang dibahasa yakni tentang pengertian Pengawasan dan evaluasi, Maksud dan Tujuan Pengawasan dan evaluasi dan hubungan Pengawasan dan Evaluasi Bab ke tiga berisi kesimpulan sekaligus penutup dari pembahasan.

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengawasan

Pengawasan dalam bahasa Inggris disebut controlling, Hal ini berarti bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan[1].

Mengawasi adalah proses dengan mana administrasi melihat apakah apa yang terjadi itu sesuai dengan apa yang seharusnya terjadi. Jika tidak maka penyesuaian perlu dibuatnya. Jadi, pengawasan ialah fungsi administrasi dalam setiap administrator memastikan bahwa apa yang dikerjakan sesuai apa yang dikehendaki. Ia meliputi pemeriksaan apakah semua berjalan sesuai dengan rencana yang dibuat, intruksi-intruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Ini dimaksudkan untuk mengetahui beberapa kelemahan kelamahan dan beberapa kesalahan-kesalahan, kemudian dibetulkan dan mencegahnya agar tidak terulang kembali[2].

Sedangakan beberapa Ahli mengungkapkan pengawasan itu adalah

Siagian menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan pengawasan adalah: “Proses pengamatan daripada pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar supaya semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.” Ciri terpenting dari konsep yang dikemukan oleh Siagian ini adalah bahwa pengawasan hanya dapat diterapkan bagi pekerjaan?pekerjaan yang sedang berjalan dan tidak dapat diterapkan untuk pekerjaan?pekerjaan yang sudah selesai dilaksanakan

Terry juga berpendapat tentang pengertian pengawasan ini, ia mengatakan bahwa: Pengawasan berarti mendeterminasi apa yang dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu menerapkan tindakan­-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana?rencana. Jadi pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menemukan dan mengoreksi penyimpangan?penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas?aktivitas yang direncanakan.

Koontz, et. al. menyatakan bahwa: “Pengendalian adalah mengukur dan mengoreksi prestasi kerja bawahan guna memastikan, bahwa tujuan organisasi di semua tingkat dan rencana yang didesain untuk mencapainya, sedang dilaksanakan”.

Sujamto lebih tegas mengatakan: Pengendalian adalah segala usaha atau kegiatan untuk menjamin dan mengarahkan agar pekerjaan yang sedang dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan atau hasil yang dikehendaki serta sesuai pula dengan segala ketentuan dan kebijakan yang berlaku[3].

Ditinjau dari segi proses administrasi, pengawasan terdidri dari tiga langkah universal yaitu:

1. Mengukur perbuatan,
2. Membandingkan perbuatan dengan standar yang telah ditetapkan
3. Memperbaiki penyimpangan atau kesalahan dengan melakukan tindakan pembetulan.

Disebutkan dengan cara yang sedikit berbeda, pengawasn itu terdiri atas, 1. menyelidiki apa yang sedang dilakukan, 2. membadingkan hasil-hasil dengan harapan-harapan, 3. menyetujui hasil-hasil atau tidak menyetujuinya, dalam hal ini perlu perbaikanlah yang diambil sebagai kputusan terakhir.

Jadi pengawasan menyarankan adanya tujuan dan rencana. Tiada administrator yang bias mlakukan control kecuali jika suatu rencana telah dibuat. Tidak ada cara dengan mana seorang administrator bias memastikan bahwa para bawahannya bekerja kearah tercapainya tujuan yang dikehendaki kecuali jika ia memiliki suatu rencana, betapapun kaburnya rencana itu tau betapa jelas dan lengkapnya serta terkoordinasinya rencana tersebut  maka pengawasan administrasi bias dijalankan[4].

Ada dua faktor yang menimbulkan kebutuhan akan suatu pengawasan. Pertama, tujuan-tujuan induvidudengan tujuan-tujuan organisasi sering berbeda. Konsekuensinya ialah bahwa pengawasan perlu untuk menjamin para anggota bekerja karena tujuan organisasi. Alternatifnya ialah untuk menghindari atau menetralisir kegiatan yang serampangan atau kegiatan yang tidak terkendali. Kedua, pengawasan perlu disebabkan adanya penundaan waktu antara saat tujuan dirumuskan dan saat tujuan dicapai. Maka selama jarak waktu ini, yang tidak terduga bias menyebabkan penyimpangan antara hal yang sebenarnya dengan perbuatan yang dikehendaki.

B. Maksud dan Tujuan Pengawasan

Terwujudnya tujuan yang dikehendaki oleh organisasi sebenarnya tidak lain merupakan tujuan dari pengawasan. Sebab setiap kegiatan pada dasarnya selalu mempunyai tujuan tertentu. Oleh karena itu pengawasan mutlak diperlukan dalam usaha pencapaian suatu tujuan. Menurut Situmorang dan Juhir maksud pengawasan adalah untuk :

1. Mengetahui jalannya pekerjaan, apakah lancar atau tidak
2. Memperbaiki kesalahan?kesalahan yang dibuat oleh pegawai dan mengadakan pencegahan agar tidak terulang kembali kesalahan­-kesalahan yang sama atau timbulnya kesalahan yang baru.
3. Mengetahui apakah penggunaan budget yang telah ditetapkan dalam rencana terarah kepada sasarannya dan sesuai dengan yang telah direncanakan.
4. Mengetahui pelaksanaan kerja sesuai dengan program (fase tingkat pelaksanaan) seperti yang telah ditentukan dalam planning atau tidak.
5. Mengetahui hasil pekerjaan dibandingkan dengan yang telah ditetapkan dalam planning, yaitu standard.

Rachman juga mengemukakan tentang maksud pengawasan, yaitu:

1. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan
2. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu telah berjalan sesuai dengan instruksi serta prinsip?prinsip yang telah ditetapkan
3. Untuk mengetahui apakah kelemahan?kelemahan serta kesulitan-kesulitan dan kegagalan?kegagalannya, sehingga dapat diadakan perubahan? perubahan untuk memperbaiki serta. mencegah pengulangan kegiatan?kegiatan yang salah.
4. Untuk mengetahui apakah segala sesuatu berjalan efisien dan apakah dapat diadakan perbaikan?perbaikan lebih lanjut, sehingga mendapat efisiensi yang lebih benar[5].

Dari kedua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa maksud pengawasan adalah untuk mengetahui pelaksanaan kerja, hasil kerja, dan segala sesuatunya apakah sesuai dengan yang direncanakan atau tidak, serta mengukur tingkat kesalahan yang terjadi sehingga mampu diperbaiki ke arah yang lebih baik.

Sementara berkaitan dengan tujuan pengawasan, Maman Ukas mengemukakan:

1. Mensuplai pegawai?pegawai manajemen dengan informasi?informasi yang tepat, teliti dan lengkap tentang apa yang akan dilaksanakan.
2. Memberi kesempatan pada pegawai dalam meramalkan rintangan-rintangan yang akan mengganggu produktivitas kerja secara teliti dan mengambil langkah­-langkah yang tepat untuk menghapuskan atau mengurangi gangguan-gangguan yang terjadi.
3. Setelah kedua hal di atas telah dilaksanakan, kemudian para pegawai dapat membawa kepada langkah terakhir dalam mencapai produktivitas kerja yang maksimum dan pencapaian yang memuaskan dari pada hasil?hasil yang diharapkan.

Situmorang dan Juhir mengatakan bahwa tujuan pengawasan adalah :

1. Agar terciptanya aparat yang bersih dan berwibawa yang didukung oleh suatu sistem manajemen pemerintah yang berdaya guna (dan berhasil guna serta ditunjang oleh partisipasi masyarakat yang konstruksi dan terkendali dalam wujud pengawasan masyarakat (kontrol sosial) yang obyektif, sehat dan bertanggung jawab.
2. Agar terselenggaranya tertib administrasi di lingkungan aparat pemerintah, tumbuhnya disiplin kerja yang sehat.
3. Agar adanya keluasan dalam melaksanakan tugas, fungsi atau kegiatan, tumbuhnya budaya malu dalam diri masing?masing aparat, rasa bersalah dan rasa berdosa yang lebih mendalam untuk berbuat hal?hal yang tercela terhadap masyarakat dan ajaran agama.

Lebih lanjut Situmorang dan Juhir mengemukakan bahwa secara langsung tujuan pengawasan adalah untuk:

1. Menjamin ketetapan pelaksanaan sesuai dengan rencana, kebijaksanaan dan perintah.
2. Menertibkan koordinasi kegiatan?kegiatan
3. Mencegah pemborosan dan penyelewengan
4. Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang atau jasa yang dihasilkan
5. Membina kepercayaan masyarakat terhadap kepemimpinan organisasi

Sementara tujuan pengawasan menurut Soekarno (dalam Safrudin, 1965:36) adalah : Untuk mengetahui apakah sesuatu berjalan sesuai dengan rencana, yang digariskan,  mengetahui apakah sesuatu dilaksanakan sesuai dengan instruksi serta asas yang ditentukan, mengetahui kesulitan?kesulitan dan kelemahan?kelemahan dalam bekerja, mengetahui apakah sesuatu berjalan efisien atau tidak, dan mencari jalan keluar jika ternyata dijumpai kesulitan?kesulitan, kelemahan?kelemahan, atau kegagalan ke arah perbaikan.

C. Karakteristik-Karakteristik Pengawasan Yang Efektif
Adapun karakteristik pengawasan yang efektif harus memenuhi:

1.      Ada unsur keakuratan, di mana data harus dapat dijadikan pedoman dan valid.

2.      Tepat waktu, yaitu dikumpulkan, disampaikan dan dievaluasi secara cepat dan tepat di mana kegiatan perbaikan perlu dilaksanakan.

3.      Obyektif dan menyeluruh, dalam arti mudah dipahami.

4.      Terpusat, dengan memusatkan pada bidang-bidang penyimpangan yang paling sering terjadi.

5.      Realistik secara ekonomis, di mana biaya system pengawasan harus lebih rendah atau sama dengan kegunaan yang didapat.

6.      Realistik secara organisasional, yaitu cocok dengan kenyataan yang ada di dalam organisasi.

7.      Terkoordinasi dengan aliran kerja, karena dapat menimbulkan sukses atau gagalnya operasi serta harus sampai pada karyawan yang memerlukannya.

8.      Fleksibel, harus dapat menyesuaikan dengan situasi yang dihadapi, sehingga tidak harus membuat sistem baru jika terjadi perubahan kondisi.

9.      Sebagai petunjuk dan operasional, di mana harus dapat menunjukkan deviasi standar sehingga dapat menentukan koreksi yang akan diambil.

10.  Diterima para anggota organisasi, mampu mengarahkan pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab, dan prestasi.[6]

D. Hubungan Pengawasan dengan unsur-unsur proses adaministrasi

Sebagai proses administrative yang hendak menjamin keselarasan, kecerdasan, dan ekonomis didalam pendidikan, pengawasan jelas memiliki hubungan yang erat sekali dengan unsure-unsur proses administrasi yang lainnya, bahkan didalam beberapa hal mungkin hamper tidak dapat dipisahkan daru unsur-unsur yang lainnya itu. Perancanaan membangun tujuan-tujuan serta menggariskan mekanisme, pekerjaan dan prosedur untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan itu, kemudian dijalankan dengan komunikasi untuk menyaluskan intruksi dan informasi, serta koordinasi mempersatukan sub-sub bagian bagian organisasi, sehingga akhirnya saling berhubungan dengan yang lainnya.  Semua kegiatan itu jelas membutuhkan pengawasan karena untuk mengukur dan penilaian dari keberhasilan pekerjaan tersebut. Kalau pengawan ini tidak ada maka kita tidak akan mengetahui sejau mana kberhasilan yang kita peroleh.

E. Pengertian Evaluasi

Kata evaluasi berasal dari bahasa Inggris evaluation yang berarti penilaian atau penaksiran. Evaluasi adalah proses penilaian. Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya[7]
                        Menurut Curtis, Dan B; Floyd, James J.; Winsor, Jerryl L Evaluasi adalah proses penilaian.  Penilaian ini bisa menjadi netral, positif atau negatif atau merupakan gabungan dari keduanya. Saat sesuatu dievaluasi biasanya orang yang mengevaluasi mengambil keputusan tentang nilai atau manfaatnya.

Kemudian Suharsimi Arikunto memberikan pendapatnya bahwa evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan

Sedangkan  Worthen dan Sanders  mengakatan evaluasi adalah mencari sesuatu yang berharga (worth). Sesuatu yang berharga tersebut dapat berupa informasi tentang suatu program, produksi serta alternatif prosedur tertentu. Karenanya evaluasi bukan merupakan hal baru dalam kehidupan manusia sebab hal tersebut senantiasa mengiringi kehidupan seseorang. Seorang manusia yang telah mengerjakan suatu hal, pasti akan menilai apakah yang dilakukannya tersebut telah sesuai dengan keinginannya semula.

F. Tujuan Evaluasi

Evaluasi memiliki tujuan yang sangat penting dalam pembelajaran, diantaranya untuk grading, seleksi, mengetahui tingkat penguasaan kompetensi, bimbingan, diagnosis, dan prediksi[8].

      1. Sebagai grading, penilaian ditujukan untuk menentukan atau membedakan kedudukan hasil kerja misalnya peserta didik dibandingkan dengan peserta didik lain. Evaluasi ini akan menunjukkan kedudukan peserta didik dalam urutan dibandingkan dengan anak yang lain. Karena itu, fungsi Evaluasi untuk grading ini cenderung membandingkan anak dengan anak yang lain sehingga lebih mengacu kepada penilaian acuan norma (norm-referenced assessment).

2. Sebagai alat seleksi, Evaluasi ditujukan untuk memisahkan antara misalnya peserta didik yang masuk dalam kategori tertentu dan yang tidak. Peserta didik yang boleh masuk sekolah tertentu atau yang tidak boleh. Dalam hal ini, fungsi Evaluasi untuk menentukan seseorang dapat masuk atau tidak di sekolah tertentu.

3. Untuk menggambarkan sejauh mana seorang peserta didik telah menguasai kompetensi.

4. Sebagai bimbingan, Evaluasi bertujuan untuk mengevaluasi hasil belajar peserta didik dalam rangka membantu peserta didik memahami dirinya, membuat keputusan tentang langkah berikutnya, baik untuk pemilihan program, pengembangan kepribadian maupun untuk penjurusan.

5. Sebagai alat diagnosis, penilaian bertujuan menunjukkan kesulitan belajar yang dialami peserta didik dan kemungkinan prestasi yang bisa dikembangkan. Ini akan membantu guru menentukan apakah seseorang perlu remidiasi atau pengayaan.
     6. Sebagai alat prediksi, penilaian bertujuan untuk mendapatkan informasi yang dapat memprediksi bagaimana kinerja peserta didik pada jenjang pendidikan berikutnya atau dalam pekerjaan yang sesuai. Contoh dari penilaian ini adalah tes bakat skolastik atau tes potensi akademik.

            Dari keenam tujuan penilaian tersebut, tujuan untuk melihat tingkat penguasaan kompetensi, bimbingan, dan diagnostik merupakan peranan utama dalam Evaluasi.Sesuai dengan tujuan tersebut, Evaluasi menuntut Administrator agar secara langsung atau tak langsung mampu melaksanakan Evaluasi dalam keseluruhan proses Administrasi. Jadi, tujuan Evaluasi adalah memberikan masukan informasi secara komprehensif tentang hasil dan tujuan, baik dilihat ketika saat kegiatan berlangsung maupun dilihat dari hasil akhirnya, dengan menggunakan berbagai cara penilaian yang sesuai dengan kompetensi yang diharapkan agar tercapainya suatu tujuan yang direncanakan.

G. Hubungan Evaluasi

Salah satu peran yang penting evaluasi  dalam administrasi pendidikan ialah mencari dasar yang kokoh dalam bagi perbaikan seperti kurikulum, metode pembelajaran  dan program pendidikan. Perbaikan kurikulum, metode pembelajaran  atau program pendidikan yang dilakukan tanpa hasil evaluasi yang sistematik acapkali menjadi usaha sia-sia yang mubajir. evaluasi tentu saja akan dapat member sumbangan yang berarti bagi perkembangan teori dan dasar pendidikan. Ilmu seperti pengukuran pendidikan dan psikometrik sangat tergantung pada hasil-hasil evaluasi yang dilakukan sebagai kegiatan sehari-hari guru dan pendidik. Dari hasil itu akan diperoleh pengetahuan emperik yang sangat berharga untuk pengembangan ilmu dan teori.

BAB III

PENUTUP

Pengawasan (controlling) didasari pada banyak kasus yang tidak dapat terselesaikan disuatu organisasi dan perusahaan selurunya. Karena tidak ditepatinya waktu penyelesaian (dealine) angaran yang berlebih, managemen yang kurang baik, kurangnya control dan kegiatan lain yang menyimpang dari rencana semula

Sedangkan evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak decision maker untuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan

DAFTAR PUSTAKA

Rusli Syarif, Teknik Manajemen Latihan dan pembinaan, Angkasa, Bandung I991

Oteng Sutina, Administrasi Pendidikan Dasar Teoritik Untuk Praktek Profesional, Angkasa, Bandung 1987

Buchari Zainun. 1989. Manajemen dan Motivasi. Jakarta : Balai Aksara,1989

http://sambasalim.com/manajemen/konsep-pengawasan.html, di akses pada tanggal 30 Oktober 2011

http://tikawija.wordpress.com/2010/04/08/pengertian-dan-tujuan-pengawasan/ diakses pada tanggal 1 November 2011

http://mo3no.blogspot.com/2010/04/pengertian-hubungan-perbedaan-dan-etika.html diakses pada tanggal 1 November 2011.

---

[1] Rusli Syarif, Teknik Manajemen Latihan dan pembinaan, Angkasa, Bandung I991,hlm.75

[2] Oteng Sutina, Administrasi Pendidikan Dasar Teoritik Untuk Praktek Profesional, Angkasa, Bandung 1987, hlm. 203

[3] http://sambasalim.com/manajemen/konsep-pengawasan.html, di akses pada tanggal 30 Oktober 2011

[4] Ibid, Oteng Sutina, hlm. 204

[5] http://tikawija.wordpress.com/2010/04/08/pengertian-dan-tujuan-pengawasan/ diakses pada tanggal 1 November 2011

[6] Oteng Sutina, Administrasi Pendidikan Dasar Teoritik Untuk Praktek Profesional, Angkasa, Bandung 1987, hlm.206

[7] http://mo3no.blogspot.com/2010/04/pengertian-hubungan-perbedaan-dan-etika.html diakses pada tanggal 1 November 2011.

      

[8].Buchari Zainun. 1989. Manajemen dan Motivasi. Jakarta : Balai Aksara,hlm.58